道Dojo · · 2 Min. Lesezeit
Kundenportal statt Mail-Ping-Pong
„Welche Version war das nochmal?“ Wer Projekte über Mail-Ketten steuert, verwaltet am Ende vor allem Anhänge. Wir haben uns deshalb einen eigenen Kundenbereich gebaut. Was drin ist und warum.
Jedes Projekt hat irgendwann diesen Moment. Die Mail mit dem Betreff „AW: AW: WG: Entwurf final v3 (2)“. Drei Leute haben geantwortet, zwei davon auf eine ältere Version. Das Logo im Anhang ist nicht das Logo aus dem letzten Termin. Und die entscheidende Freigabe steht in einem Nebensatz, irgendwo zwischen Grüßen und Signatur.
Mail ist großartig für Gespräche. Für Projekte ist sie ein Archiv ohne Ordnung.
Was wir gebaut haben
Unsere Kunden bekommen deshalb einen eigenen Kundenbereich. Keine gemietete Projektsoftware, sondern ein Werkzeug, das wir selbst entwickelt haben und selbst betreiben. Drin ist, was ein Projekt wirklich braucht:
- Projektphasen. Verstehen, Konzipieren, Gestalten, Launchen. Man sieht jederzeit, wo das Projekt steht und woran gerade gearbeitet wird.
- Entwürfe abnehmen. Ein Entwurf ist eine Version mit Datum. Kommentare setzt man direkt ins Bild, als Punkt an der Stelle, um die es geht. Dann: Änderung anfragen oder abnehmen, mit Siegel.
- Websites im Prüfstand. Die echte Staging-Seite auf Desktop, Tablet und Handy, Kommentare direkt am Element, Seite für Seite freigeben.
- Dateien und Nachrichten. Alles an einem Ort, in einem Verlauf. Keine Anhänge, die in fünf Postfächern liegen.
- Neue Aufträge. Wer etwas Neues braucht, beschreibt es dort, statt eine neue Mail-Kette zu eröffnen.
Benachrichtigt wird trotzdem per Mail, wenn es etwas zu tun gibt. Nur liegt die Sache selbst dann nicht mehr in der Mail, sondern im Projekt.
Warum selbst gebaut
Weil wir Software bauen, und weil ein Werkzeug, das man jeden Tag selbst benutzt, schnell ehrlich wird. Jede umständliche Stelle nervt uns zuerst. Anmelden geht auch per Passkey, ganz ohne Passwort, die Daten werden täglich gesichert, und neue Abnahmen können wir vorbereiten, bevor der Kunde sie sieht.
Inzwischen haben wir den Kern so aufgebaut, dass er sich auch als Kundenbereich für die Kunden unserer Kunden einrichten lässt, mit eigenem Design und eigenen Modulen. Das erste solche Portal ist gerade in Arbeit.
Die ehrliche Einschränkung
Ein Portal ersetzt kein Gespräch. Wenn etwas unklar ist, rufen wir an. Aber nach dem Gespräch steht das Ergebnis dort, wo es alle finden: im Projekt, mit Datum und Version. Und nicht in „AW: AW: WG:“.
